Satın Alma Talep Onay Süresinin Kısaltılması
Şirketimizdeki mevcut satın alma sürecinde, bir talebin oluşturulmasından siparişin tedarikçiye geçilmesine kadar geçen ortalama onay süresi 5 iş günüdür. Bu uzun süre, acil ihtiyaçların karşılanmasın...
KAIZEN A3 RAPORU
10 Adımlı Sürekli İyileştirme Formatı
Problem Seçimi / Tema
Şirketimizdeki mevcut satın alma sürecinde, bir talebin oluşturulmasından siparişin tedarikçiye geçilmesine kadar geçen ortalama onay süresi 5 iş günüdür. Bu uzun süre, acil ihtiyaçların karşılanmasında ciddi gecikmelere, operasyonel aksamalara ve talep eden departmanlarda (iç müşteri) memnuniyetsizliğe yol açmaktadır. Süreçteki darboğazların, mükerrer onayların ve fiziksel evrak dolaşımından kaynaklanan katma değersiz adımların analiz edilerek sürenin kısaltılması hedeflenmektedir.
Ekip Kurulumu
Zeynep Yılmaz
Kaizen Lideri - Metodoloji desteği, proje koordinasyonu ve değişim yönetimi.
Ali Demir
Süreç Sahibi - Mevcut sürecin detayları, tedarikçi ilişkileri ve satın alma politikaları konusundaki uzmanlık.
Canan Kaya
Onay Mercii Temsilcisi - Finansal onay kriterlerinin belirlenmesi ve bütçe kontrol süreçleri.
Murat Çelik
İç Müşteri Sesi - Sık talep yapan bir departman olarak, yaşanan zorlukların ve ihtiyaçların aktarılması.
Emre Tan
Teknoloji Çözüm Ortağı - Dijital iş akışı (workflow) sisteminin tasarımı ve entegrasyonu.
Proje Faaliyet Planı
| Üye | Tarih | Görev |
|---|---|---|
| Zeynep Yılmaz & Canan Kaya | 01.04.2025 - 15.04.2025 | (Süreç Sadeleştirme): Satın alma yetki matrisinin revize edilmesi. Tutar bazlı onay limitlerinin belirlenmesi (Örn: <5.000 TL için sadece ilk amir onayı). Mükerrer onayların (örn: hem Bütçe hem Finans onayı) birleştirilmesi. |
| Emre Tan (BT İş Analisti) | 16.04.2025 - 15.05.2025 | (Dijitalleşme - Tasarım & Geliştirme): Yeni, sadeleştirilmiş sürece uygun "Dijital Satın Alma Talep Formu"nun ve otomatik iş akışının (workflow) ERP sistemi üzerinde tasarlanması ve geliştirilmesi. |
| Zeynep Yılmaz & Ali Demir | 01.05.2025 - 15.05.2025 | (Standartlaştırma): Dijital formdaki alanların zorunlu hale getirilmesi, hatalı girişleri engelleyen validasyon kurallarının tanımlanması (Hatalı form oranını düşürmek için). |
| Zeynep Yılmaz (Lider) | 16.05.2025 - 31.05.2025 | (Pilot Uygulama & Test): Yeni dijital sürecin pilot olarak seçilen bir departmanda (Örn: Üretim) 2 hafta boyunca test edilmesi, geri bildirimlerin toplanması ve son iyileştirmelerin yapılması. |
Uygulamalar
Amaç: Analiz aşamasında tespit edilen kök nedenlere (karmaşık süreç, dijital eksiklik) yönelik geliştirilen ve uygulanan çözümlerin detaylı olarak dokümante edilmesidir. Bu adımda, "önce/sonra" karşılaştırmaları yapılan iyileştirmenin etkisini göstermek için kritiktir.
Uygulama Açıklaması:
Kök neden analizinde belirlenen 2 ana probleme yönelik şu aksiyonlar hayata geçirilmiştir:
- Süreç Sadeleştirme ve Yetki Devri (Kök Neden: Yöntem - 7 Adımlı Onay):
- Tüm talepler için geçerli olan 7 adımlı onay zinciri, "Tutar Bazlı Yetki Matrisi" ile yeniden düzenlendi.
- Yeni Kural: 5.000 TL altındaki talepler için sadece ilk amir onayı yeterli hale getirildi. Bu, toplam taleplerin %60'ını kapsamaktadır.
- Finans ve Bütçe gibi onaylar, seri (biri bitince diğeri) yerine paralel (aynı anda) işleyecek şekilde kurgulandı.
- Sonuç: Onay adımı sayısı ortalama 3'e düştü.
- Dijital İş Akışı (Workflow) ve Mobil Onay (Kök Neden: Teknoloji - Fiziksel Form):
- Fiziksel "Satın Alma Talep Formu" tamamen kaldırılarak, ERP sistemi üzerinde çalışan dijital bir iş akışı (workflow) geliştirildi.
- Islak imza zorunluluğu kaldırılarak, sistem üzerinden verilen "e-onay" geçerli kabul edildi.
- Yöneticilerin ofis dışında cep telefonlarından anlık onay verebilmesi için mobil uygulama entegrasyonu sağlandı.
- Sonuç: Fiziksel taşıma ve bekleme süreleri tamamen ortadan kalktı.
Standartlaştırma
| Üye | Tarihler | Açıklama |
|---|---|---|
| Zeynep Yılmaz & Ali Demir | 01.07.2025 - 15.07.2025 | Şirket "Satın Alma Yönetmeliği" revize edildi. Islak imza zorunluluğu kaldırılarak, ERP sistemi üzerinden verilen dijital onayların geçerliliği ve yeni tutar bazlı yetki limitleri resmi prosedüre işlendi. |
| Emre Tan (BT) | 05.07.2025 - 10.07.2025 | Tüm kullanıcılar için görsel ve adım adım anlatımlı "Dijital Satın Alma Sistemi Kullanım Kılavuzu" (PDF ve Video) hazırlandı ve intranet üzerinden yayınlandı. |
| Zeynep Yılmaz (Lider) | 15.07.2025 - 30.07.2025 | Eski fiziksel talep formları tüm departmanlardan toplatıldı ve kullanımları yasaklandı. Yeni sürecin tek geçerli yöntem olduğu duyuruldu. |
Hedefin Belirlenmesi
Mevcut Durum Analizi
Kaizen ekibi olarak, bir satın alma talebinin yolculuğunu gemba (yerinde) gözlemleri ve paydaş görüşmeleri ile adım adım takip ettik. Mevcut durum analizimizin sonuçları aşağıdadır:
- Süreç Akışı (VSM Özeti): Bir talep toplamda 7 farklı kişinin/departmanın onayından geçmektedir. Her onay aşaması arasında evrakın fiziksel olarak bir masadan diğerine taşınması ve onay beklediği süreler mevcuttur.
- Zaman Analizi:
- İşlem Süresi (Value Added): Talebin fiilen incelenmesi ve imzalanması için harcanan toplam süre sadece 4 saattir.
- Bekleme Süresi (Non-Value Added): Evrakın bir masada sıra beklemesi, taşıma ve e-posta trafiği için geçen süre ise 36 saattir.
- Toplam Süreç Süresi: Ortalama 5 iş günü (40 saat). Sürecin sadece %10'u katma değer yaratmaktadır.
- Temel Sorunlar (Muda):
- Aşırı İşlem (Overprocessing): 100 TL'lik bir kırtasiye alımı ile 100.000 TL'lik bir makine alımı aynı 7 kademeli onay sürecinden geçmektedir.
- Taşıma (Transportation): Onay formları farklı katlardaki ve binalardaki ofisler arasında sürekli dolaşmaktadır.
Kök Neden Analizi
Satın alma talep onay sürecindeki yavaşlığın temel nedenleri, Kaizen ekibi tarafından Balık Kılçığı (Ishikawa) diyagramı ile kategorize edilmiş ve en kritik darboğaz için 5 Neden (5 Why) analizi uygulanmıştır.
1. Balık Kılçığı (Kök Neden) Analizi: Süreçteki gecikmelerin nedenleri 4 ana başlık altında toplanmıştır:
- Yöntem (Method): Tutar bağımsız olarak her talebin 7 kademeli onaydan geçmesi (Aşırı İşlem). Onayların paralel değil, seri ilerlemesi (Biri imzalamadan diğeri göremiyor).
- Ekipman/Teknoloji (Machine): Dijital bir iş akış (workflow) sisteminin olmaması. Sürecin tamamen fiziksel kağıt form ve "ıslak imza" üzerinden yürümesi.
- İnsan (Man): Yöneticilerin ofis dışında veya toplantıda olduklarında imza süreçlerinin tıkanması. İmza yetki devri mekanizmasının işlememesi.
- Ortam (Environment): Onaycıların farklı katlarda veya binalarda olması nedeniyle evrakın fiziksel taşıma sırasında zaman kaybetmesi ve kaybolma riski.
2. 5 Neden Analizi (Odaklanılmış Kök Neden): En büyük zaman kaybı olan "Bekleme Süresi (36 saat)" için 5 Neden analizi yapılmıştır:
- Problem: Bir talep formu bir yöneticinin masasında ortalama 8 saat bekliyor.
- 1. Neden: Yönetici o an masasında değil (toplantıda, dışarıda vb.) ve form fiziksel olarak orada duruyor.
- 2. Neden: Onay işlemi için yöneticinin fiziksel olarak "ıslak imza" atması gerekiyor.
- 3. Neden: Şirket satın alma prosedürü, tutar ne olursa olsun tüm taleplerde ıslak imzalı form şartı koşuyor.
- 4. Neden: Prosedür, dijital onay veya e-imza teknolojilerine göre henüz güncellenmemiş.
- KÖK NEDEN: Güncel olmayan, fiziksel imzaya dayalı satın alma politikası ve dijital onay altyapısının eksikliği.
Doğrulama ve Sonuçlar
Doğrulama Açıklaması:
3 aylık proje süreci ve ardından yeni dijital sistemin 1 aylık pilot kullanımı boyunca, sistem üzerinden geçen toplam 150 adet satın alma talebinin verileri analiz edilmiştir. Sonuçlar dramatik bir iyileşmeyi göstermektedir:
- Ana Hedef Doğrulaması: Proje başlangıcında ortalama 5 iş günü (40 saat) olan talep onay süresi, ıslak imzanın kaldırılması ve mobil onay destekli dijital iş akışına geçilmesiyle ortalama 6 iş saatine düşmüştür.
- Başarı Oranı: Hedefimiz süreyi 1 iş gününün (8 saat) altına indirmekti. Gerçekleşen 6 saatlik süre ile %92 oranında zaman iyileştirmesi sağlanmış ve hedef fazlasıyla aşılmıştır.
Elde Edilen Kazanımlar:
- Operasyonel Hız: Satın alma süreci yaklaşık 7 kat hızlanmıştır. Bu sayede acil malzeme ve hizmet ihtiyaçlarına dönüş süresi kısalmış, iç müşteri memnuniyeti artmıştır.
- Çevresel ve Mali Kazanç: Fiziksel çıktı alma zorunluluğu ortadan kalkmıştır. Aylık ortalama 2.000 sayfa kağıt, toner ve arşivleme maliyetinden tasarruf sağlanmıştır.
- Süreç Kalitesi: Dijital formlardaki zorunlu alan kontrolleri sayesinde, eksik veya hatalı bilgi nedeniyle geri dönen talep oranı %15'ten %2'nin altına düşmüştür.
- Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Talep eden kişiler, taleplerinin hangi aşamada ve kimde beklediğini sistem üzerinden anlık olarak takip edebilir hale gelmiştir.
Yaygınlaştırma (Yokoten)
Satın alma talep onay sürecinde elde edilen %92'lik hızlanma ve kağıtsız süreç başarısı, üst yönetim tarafından "Dijital Dönüşüm En İyi Uygulaması (Best Practice)" olarak seçilmiştir. Bu deneyimden yararlanılarak, şirket genelindeki diğer benzer kağıt ve imza yoğunluklu süreçler için aşağıdaki Yokoten planı devreye alınmıştır:
- Hedef Alanlar: Şirket içindeki diğer yoğun onay gerektiren süreçler:
- Seyahat ve Masraf Formu Onay Süreci: Şu an fiziksel form ile yürüyor, ortalama 4 gün sürüyor.
- İzin Talep Onay Süreci: Kısmen dijital ama hala ıslak imza gerektiriyor, ortalama 2 gün sürüyor.
- İK Personel Talep Formu Onay Süreci: Çoklu onay gerektiriyor, ortalama 7 gün sürüyor.
- Aksiyon Planı:
- Satın alma projesindeki "Süreç Sadeleştirme" ve "Dijital Workflow Tasarımı" metodolojisi, bu 3 yeni sürece de uygulanacaktır.
- Aynı IT altyapısı ve mobil onay platformu kullanılarak, bu süreçler için de özel dijital formlar ve iş akışları 6 ay içinde geliştirilecektir.
- Satın alma projesindeki deneyimli ekip üyeleri (Zeynep Yılmaz ve Emre Tan), yeni projelere danışmanlık verecektir.
- Beklenen Kazanç: Bu 3 sürecin de dijitalleşmesiyle yıllık toplam ~5.000 saatlik ek iş gücü kazanımı ve kağıt tüketiminde %85 azalma hedeflenmektedir.
Yorumlar
Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu siz yapın!
Kaizen Deneyimlerinizi Paylaşın
İyileştirme projelerinizi paylaşarak topluluğun parçası olun